شركة إدارة حدث أو مورد حدث، هذا هو السؤال
مقدمة
إذا كنت تخطط لاحتفال أو حدث، فقد تسأل نفسك عما إذا كنت ستوظف شركة محترفة لإدارة الأحداث أو مورد حدث. نحن نعلم أن هذا قرار صعب. بعد كل شيء، يمكن أن تكون الأحداث باهظة الثمن، ولا تريد تخصيص موارد خاطئة لها!
اليوم، سنحاول مساعدتك في اتخاذ أفضل قرار لحدثك. بحلول نهاية هذه المقالة، يجب أن يكون لديك فهم أفضل لكل من شركات إدارة الأحداث وموردي الأحداث، بالإضافة إلى مزايا وعيوب كل اختيار.
سنقدم أيضًا بعض النصائح حول كيفية الأختيار المناسب والاستفادة من خدماتهم. لذلك، دعونا نبدأ!
ما هو مورد الحدث ؟
لنبدأ بالنظر إلى ماهية مورد الحدث، ولماذا قد يكون الحل المناسب لك. مورد الحدث هو فقط - البائع الذي يوفر السلع والخدمات، مثل تقديم الطعام والديكورات والترفيه وخدمات الموقع والمزيد.
فائدة التعامل مباشرة مع موردي الأحداث هي تقصير الاتصال الذي يناسبهم فقط هم موردون محترفون ومستجيبون، ستوفر أيضًا بعض المال ولكنك تخاطر أكثر، كما قد يكون موردو الأحداث خيارًا جيدًا إذا لم تقبل شركتك عنصر رسوم الإدارة كما لو كنت تستأجر مورد المنتج الأساسي دون رسوم إضافية لوكالة إدارة الأحداث
بالإضافة إلى ذلك، عادة ما يكون هناك التزام أقل طويل الأجل مع مورد الحدث مقارنة بشركة إدارة الأحداث .وإذا كنت تبحث عن حل سريع.. دون الحاجة إلى تعيين أي موظف متفرغ أو توقيع أي عقود طويلة الأجل.
ما هي شركة إدارة الأحداث ؟
إذا كنت تسأل نفسك «هل يجب أن أذهب مع شركة لإدارة الأحداث أو مورد حدث ؟»، فمن المهم أن تفهم الاختلافات الرئيسية بين الاثنين.
أولاً دعونا نركز على شركات إدارة الأحداث. شركة إدارة الأحداث هي مزود خدمة كبير الصورة يتعامل عادةً مع جميع جوانب الحدث - بما في ذلك مراحل التخطيط والتنظيم والتنفيذ. سوف يعتنون به من البداية إلى النهاية - مما يعني أنهم سيشاركون في كل شيء بدءًا من تطوير المفهوم والموضوع لحدثك وصولاً إلى أصغر التفاصيل،
مثل إعداد الديكور والإضاءة.
بالإضافة إلى مساعدتك في تطوير استراتيجية متماسكة، سيكونون مسؤولين عن إنشاء خارطة طريق للنجاح في يوم - بما في ذلك إدارة الموردين والبائعين والإشراف على. الأنشطة..
. بعبارة أخرى، إنها مثل متجر شامل لجميع احتياجاتك من الأحداث!
فائدة العمل مع إدارة الأحداث هي أنه ليس عليك تنسيق جميع القطع المختلفة بنفسك. إنه حل بسيط إذا كنت بحاجة إلى الوصول إلى مجموعة من البائعين المختلفين - كل ذلك في مكان واحد - لحدثك. ستحصل أيضًا على خبرتهم في ما هو أفضل في مجال خبراتهم الخاصة.
مقارنة الخدمات التي تقدمها شركات إدارة الأحداث والموردين
قد يكون اتخاذ قرار بين توظيف شركة لإدارة الأحداث أو مورد حدث أمرًا صعبًا. ولكن لمساعدتك على اتخاذ قرار أكثر استنارة، دعنا نلقي نظرة على الخدمات التي يقدمها كل واحد.
شركات إدارة الأحداث
عندما توظف شركة لإدارة الأحداث، فإنك تحصل على أكثر بكثير من مجرد المواد والخدمات اللازمة لتنفيذ الحدث الخاص بك. بالنسبة للمبتدئين، يقدمون الخبرة في تخطيط الحدث وتنفيذه. وهذا يشمل كل شيء من الميزنة وإدارة الجدول الزمني إلى إدارة البائعين والخدمات اللوجستية. كما أنها تتولى مهام هامة أخرى مثل جدولة المشاريع وتقييم المخاطر.
موردي الفعاليات
يقدم موردو المناسبات في المقام الأول المنتجات والمعدات والخدمات للأحداث مثل تأجير الأثاث وخدمات المطاعم والخدمات السمعية والبصرية والتصوير الفوتوغرافي وإنتاج الفيديو والحمامات وموظفي الأمن وما إلى ذلك. ليس لديهم بالضرورة خبرة مدير الحدث ولكنهم سيوفرون جميع الإمدادات اللازمة لحدثك مع ضمان جودة المنتج والخدمة المقدمة وفقًا لتوقعاتك وضمن الأطر الزمنية
الإيجابيات والسلبيات
إيجابيات العمل مع مورد الحدث
سهولة التكلفة
الوصول السريع إلى ما تريد رؤيته الآن
إنهم يرغبون في أن يكونوا منظمين، لذا فهم يركضون خلفك
إيجابيات العمل مع شركة إدارة الأحداث
زيادة الكفاءة :
يمكن أن يوفر لك العمل مع شركة إدارة الأحداث الكثير من الوقت، حيث سيكونون قادرين على فهم جميع التفاصيل المتعلقة بالتخطيط لحدثك بسرعة. من خلال تفويض المهام الرئيسية للأشخاص المناسبين وتحرير بقية وقت الفريق، ستتمكن من التركيز على توسيع عملك والتواصل مع الحاضرين المحتملين.
الاحتراف
سيكون لدى شركة إدارة الأحداث الجيدة موظفين خبراء في مجالهم، مما يعني أن لديهم الخبرة والمعرفة اللازمة لضمان حدث ناجح. يجب أن يكون الفريق منظمًا ومحترفًا، وأن يعتني بجميع الترتيبات اللازمة وأن يكون قادرًا على توقع أي تحديات قد تنشأ على طول الطريق.
خدمات مجانية :
يمكن أن يساعدك استخدام شركة إدارة الأحداث على توفير المال على المدى الطويل من خلال تجنب النفقات غير الضرورية نظرًا لمعرفتها بإدارة الميزانيات بكفاءة وفعالية. مثال رائع على ذلك هو التفاوض من أجل أسعار أفضل للمكان والإمدادات والخدمات الغذائية - وهو أمر يمكن أن ينزلق بسهولة تحت الرادار مع خيارات أخرى.
تقبل شروط:الدفع الخاصة بك
.شركات إدارة الأحداث، والشركات الجيدة تتقاضى رواتبها بعد تقديم الخدمات ولا تتفاوض كثيرًا حول هذه النقطة، فهم يعرفون سياساتك ويمكنهم الالتزام بذلك في الختام، إذا كنت تريد أن تعمل عملية تخطيط الحدث بسلاسة، فقد يكون من المفيد التفكير في الذهاب مع شركة إدارة الأحداث ذات الخبرة - من يدري الفوائد الأخرى التي يمكنك جنيها!
سلبيات العمل مع مورد الحدث
1-مخاطر عالية إذا كان المورد يعاني من حالة طوارئ قبل الحدث
2. . إنهم لا يتعاملون مع منهجية عملاء الشركات.
3. إنهم يلحون على سرعه المدفوعات.
سلبيات العمل مع شركات إدارة الأحداث
.1ارتفاع الأسعار
2. يجب إصدار PO أولاً قبل منحك المزيد من الوقت بعد الاقتراح
3. يقودون التجربة على الأرض. والمخاطره هنا هى فقط في حالة رغبتك في القيام بذلك بنفسك، فلن يسمحوا لك بتدمير سمعتهم إذا حدث أي خطأ معك..
4.يجب حجزهم مسبقًا قبل أسابيع قليلة من الحدث هو الخيار الصحيح لاحتياجاتك
إذن،
تريد التخطيط لحدث ما وأنت تتساءل، هل يجب أن أستأجر شركة لإدارة الأحداث أم يجب أن أشتري من مورد حدث ؟ يعتمد الأمر حقًا على احتياجاتك ونوع الخدمة التي تحتاجها.
فيما يلي وصف موجز للاثنين حتى تتمكن من اتخاذ القرار الصحيح لحدثك :
شركة إدارة الأحداث :
تقدم شركة إدارة الأحداث خدمات شاملة تغطي كل جانب من جوانب التخطيط وتنفيذ الأحداث التي تختارها. عادة ما يكون لديهم مجموعة من الأماكن الخاصة بهم، بالإضافة إلى جهات اتصال محددة في جميع المجالات مثل تقديم الطعام والديكورات. تتمثل إحدى مزايا استخدام شركة إدارة الأحداث في أن لديهم خبرة في المراحل المختلفة من عملية التخطيط، حتى تتمكن من التأكد من تنفيذ خططك بكفاءة.
مورد الحدث :
يمنحك توظيف مورد الأحداث مزيدًا من التحكم في العملية برمتها، لكنه يتطلب المزيد من البحث والجهد من جانبك. الفائدة الرئيسية هي أنك ستكون قادرًا على تخصيص شكل ومظهر الأحداث التي تختارها لتناسب احتياجاتك، بالإضافة إلى القدرة على التفاوض على أسعار أفضل مع البائعين لأنك تتعامل معهم مباشرة. ستتمكن أيضًا من الاختيار من بين مجموعة أوسع من الأماكن وخدمات المطاعم والديكورات مما لو استأجرت شركة لإدارة الأحداث.
الاستنتاج في الختام
يعتمد قرار الشراكة مع شركة إدارة الأحداث أو مورد الحدث على نوع الحدث والميزانية والنتيجة المرجوة. يوفر موردو الأحداث عمومًا تكلفة أقل ومجموعة أوسع من الخيارات لنفس العنصر مقارنة بشركة إدارة الأحداث. ومع ذلك، توفر شركات إدارة الأحداث تجربة أكثر تخصيصًا، وغالبًا ما يكون لديها فهم أفضل للسوق المحلية، ولديها سجل حافل، والذي يمكن أن يكون ذا قيمة كبيرة في تقديم حدث ناجح.
في النهاية، الأمر متروك لك لتقرير ما هو مناسب لك ولحدثك.
